ระบบจัดการเอกสารออนไลน์ อนุมัติเอกสารออนไลน์

Document Management System (DMS) by SO-NEXT

ระบบจัดการเอกสารออนไลน์ เซ็นและอนุมัติเอกสารออนไลน์ รูปแบบใหม่ ด้วย flow เพื่อการทำงานเอกสารที่ง่าย สะดวก และปลอดภัยมากยิ่งขึ้น ด้วยฟังก์ชั่นการทำงานที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อรองรับการทำงานเอกสารอย่างครบถ้วน ทั้งในส่วนของการอนุมัติเอกสารแบบ Digital Signature การติดตามงานตาม Workflow การจัดเก็บและจัดการควบคุมเอกสารทั้งหมดภายในองค์กรบน Cloud System ซึ่งช่วยสนับสนุนการทำงานแบบ Paperless Office ได้

ระบบจัดการเอกสารภายในองค์กร

ระบบจัดการเอกสารออนไลน์ สามารถอำนวยความสะดวกให้กับหลายๆองค์กรทั้งภาครัฐ และเอกชน ซึ่งระบบนี้สามารถ เก็บข้อมูล ค้นหาข้อมูล เซ็นเอกสารผ่านช่องทางออนไลน์ และมีปลอดภัยของข้อมูลโดยสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลได้อย่างง่ายดาย ด้วยฟังชั่นที่มีการพัฒนาตลอดเวลาเพื่อให้ง่ายต่อผู้ใช้งานให้มากที่สุด ซึ่งตัวระบบยังสามารถจัดเก็บเอกสารในระบบการจัดการเอกสารได้ทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น PDG , JPG , TIF , BMP , DWG , DOCX , XLSX ตัวระบบสามารถจัดเก็บเอกสารได้ทุกรูปแบบ และสามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ และยังสามารถดูเอกสารได้ โดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมอื่นๆเสริม เพื่อรวดเร็วในการจัดการบริหารข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ

Flow ช่วยองค์กรคุณได้อย่างไร

✔️ จัดการและกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารภายในองค์กร

✔️ ตรวจสอบและติดตาม การใช้งานของทุกการทำงาน

✔️ รักษาข้อมูลให้ปลอดภัยด้วย มาตรฐาน ISO : 27001

✔️ ลดเวลาการจัดการด้วยการวางWorkflowการทำงานไว้ล่วงหน้า

✔️ ลดต้นทุนระยะยาว จากการทำ Digital Transformation

✔️ ทีม Support ตลอดอายุการใช้งาน

✔️ บริการจัดฝึกอบรมก่อนการใช้งาน

✔️ระบบการค้นหาเอกสารตามแท็ก

✔️Digital Signature ที่ถูกกำกับด้วย Certificate Authority ที่ถูกต้องตามกฏหมาย

✔️ลดความผิดพลาดจากการรับส่งไฟล์เอกสารในแต่ละแผนกขององค์กร

✔️ลดขั้นตอนการทำงานของแต่ละส่วน ด้วยหลักการ Lean Business

✔️สามารถ Customize ตามความต้องการเพื่อความสอดคล้องกับองค์กรท่านได้

การทำงานของระบบ Document Management System

ใช้ ระบบจัดเก็บเอกสารออนไลน์  ในการการอนุมัติเอกสารออนไลน์

ระบบจัดการเอกสารออนไลน์ มีฟังก์ชั่นเว็นเอกสารออนไลน์ทำให้ระบบของการอนุมัติต่างๆรวดเร็วและมีความปลอดภัยของข้อมูล ซึ่งสามารถตรวจสอบสถานะของเอกสารและสามารถติดตามความคืบหน้าของเอกสารได้อีกด้วย ด้วยระบบ จัดการเอกสารออนไลน์ ช่วยประหยัดเวลาในการอนุมัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากสนใจสอบถามเพิ่มเติมหรือขอใบเสนอราคา คลิ๊กเลย

ประโยชน์ของการจัดการเอกสารด้วย FLOW

ประหยัดค่าใช้จ่ายภายในองค์กร

หากคุณมีปัญหากับกองเอกสารจำนวนมาก คุณคงเข้าใจว่าการหาเอกสารในห้องเอกสารจำนวนมากเป็นเรื่องที่วุ่นวายมาก อีกทั้งต้องจัดการพื้นที่ให้เพียงพออีกด้วย หรือบางทีต้องเช่าห้องเพิ่มหรือซื้อพื้นที่เพื่อจัดเก็บเอกสารที่มากขึ้น ซึ่งเหล่านี้มีค่าใช้จ่าบจำนวนมากเลยทีเดียว แต่ถ้าคุณใช้ Flow ระบบจัดการเอกสารออนไลน์คุณจะสามารถจัดการเอกสารทั้งหมดได้ทุกที ทุกเวลาและช่วยประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารอีกด้วย

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเป็นทีม

คุณเคยเจอปัญหาในการทำงานกับทีมหรือป่าว ต้องตามลองเซ็นจากหัวหน้าที่ไม่ค่อยว่าง เอกสารที่เซ็นต้องไปที่ไหนต่อ ระบบ Flow ช่วยให้คุณทำงานง่ายขึ้น ยกตัวอย่างเช่น คุณสามารถออกแบบขั้นตอนในการเซ็นเอกสารได้ โดยสามารถดูความคืบหน้าของเอกสารได้อย่างชัดเจน ทำให้คุณทำงานเป็นทีมได้อย่างมีประสิทธิ์ภาพยิ่งขึ้น

ความแตกต่างระหว่าง

การจัดการเอกสารแบบเดิมกับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

เราจะมาอธิบายความแตกต่างของระบบที่แตกต่างกัน ระหว่าง การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ กับ การจัดการเอกสารในรูปแบบดั้งเดิม ว่าจะมีความแตกต่างมากน้อยเพียงใจ และจะส่งผลลัพท์ยังไงต่อธุรกิจของคุณ 

สรุป

ระบบจัดเก็บเอกสารออนไลน์เป็นเครื่องมือสำคัญในยุคดิจิทัลที่ช่วยให้การจัดการเอกสารและข้อมูลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและยังมีประโยชน์หลายด้านเช่นความสะดวกสบาย ความปลอดภัย และการทำงานร่วมกัน ในอนาคตของการจัดเก็บเอกสารจะยิ่งเติบโตขึ้นอย่างต่อเนื่อง เนื่องจากความคุ้นเคยกับเทคโนโลยีดิจิทัลมีการเพิ่มมากขึ้นในวงการธุรกิจและการทำงานทั่วไปของเรา.หากคุณคืออีกหนึ่งองค์กรที่ต้องการควบคุมระบบเอกสารและข้อมูลในองค์กร สามารถติดต่อ SO NEXT เพื่อให้ปรึกษาแล้วแก้ปัญหาของคุณอย่างคุณภาพ