FLOW ระบบจัดการเอกสาร ISO หมดปัญหาAuditสะดุด เอกสารผิดเวอร์ชัน

ทำไม “เวอร์ชันเอกสาร” และ “สิทธิ์การเข้าถึง” จึงสำคัญ?
ในการบริหารจัดการเอกสารองค์กร โดยเฉพาะเอกสารที่เกี่ยวข้องกับมาตรฐาน ISO ความถูกต้อง และปลอดภัยของข้อมูลคือหัวใจหลักของการควบคุมคุณภาพ การใช้เอกสารเวอร์ชันผิด หรือการให้สิทธิ์เข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต อาจส่งผลกระทบร้ายแรงต่อผลการ Audit และภาพลักษณ์ขององค์กร ซึ่ง ระบบจัดการเอกสาร ISO จึงจำเป็นกับทุกๆองค์กรที่มี ISO

Flow คือ ระบบจัดการเอกสาร ISO ซึ่งออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์ความต้องการนี้โดยเฉพาะ ด้วยคุณสมบัติด้านการจัดการเวอร์ชันเอกสาร และการควบคุมสิทธิ์เข้าถึงแบบละเอียดและปลอดภัย

ให้ Flow ช่วยองค์กรคุณ จัดการเอกสาร ISO หมดปัญหา เอกสารเวอร์ชันผิด สิทธิ์เข้าถึงไม่ชัดเจน Audit สะดุด ด้วย Flow ที่ถูกออกแบบมาให้ใช้งานสะดวก ปรับแต่งได้ตามขั้นตอนงานของแต่ละองค์กร

สนใจ FLOW คลิก

จัดการเวอร์ชันเอกสารอย่างมีระบบ ด้วย Flow ระบบจัดการเอกสาร ISO

ทุกครั้งที่มีการแก้ไขเอกสาร ระบบจะสร้าง เวอร์ชันใหม่อัตโนมัติ และเก็บเวอร์ชันก่อนหน้าไว้ให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ทุกเมื่อ

ผู้ใช้งานสามารถ เปรียบเทียบความเปลี่ยนแปลงระหว่างเวอร์ชัน ได้ทันที ลดความสับสนจากการใช้ไฟล์ซ้ำหรือผิดเวอร์ชัน

หากเกิดข้อผิดพลาด สามารถ ย้อนกลับไปใช้เวอร์ชันก่อนหน้า ได้ง่ายดาย ทำให้องค์กรมั่นใจได้ว่าทุกเอกสารที่ถูกใช้งานคือเวอร์ชันล่าสุดและถูกต้อง

จัดการเวอร์ชันเอกสารอย่างมีระบบ ด้วย Flow ติดต่อเราวันนี้

ทดลองใช้งาน Flow ฟรี 30 วัน

ปรึกษาฟรีโทร 090-197-8521

กำหนดสิทธิ์เข้าถึง และรักษาความปลอดภัยเอกสารแบบมืออาชีพ ด้วย

ระบบจัดการเอกสาร ISO

Flow ช่วยองค์กรควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารได้อย่างแม่นยำและปลอดภัย

กำหนดบทบาทการเข้าถึง เช่น View Only, Edit, Approve, หรือ Download ตามหน้าที่ของแต่ละบุคคล

ระบบยืนยันตัวตนผู้ใช้งาน (Authentication) พร้อมบันทึก Log สำหรับการแก้ไขและอนุมัติเอกสาร

ลดความเสี่ยงจากการรั่วไหลของข้อมูล และป้องกันการเข้าถึงเอกสารสำคัญโดยไม่ได้รับอนุญาต

สนับสนุนการตรวจสอบย้อนหลัง และเพิ่มความน่าเชื่อถือในการทำ Audit

เคสตัวอย่าง
บริษัทแห่งหนึ่ง กับการจัดการเวอร์ชันเอกสาร และสิทธิ์การเข้าถึงด้วย Flow ระบบจัดการเอกสาร ISO

ก่อนใช้ Flow

เอกสารสำคัญของบริษัทถูกแก้ไขโดยไม่มี Log บันทึกย้อนหลัง ทำให้ไม่สามารถตรวจสอบได้อย่างชัดเจน และไม่มีหลักฐานสนับสนุนในการตรวจสอบภายหลัง

เกิดความสับสนในทีมงานเกี่ยวกับเวอร์ชันเอกสารล่าสุด ทำให้ใช้เวอร์ชันผิดระหว่างการเตรียม Audit

เอกสารบางชุดถูกแชร์ผ่านอีเมลโดยไม่มีการควบคุมสิทธิ์ ทำให้เสี่ยงต่อการรั่วไหลของข้อมูลภายใน

หลังใช้ Flow

ทุกเอกสารถูกเก็บในระบบกลางที่มีการจัดเวอร์ชันอัตโนมัติ ลดความสับสนเรื่องเวอร์ชันทันที

ทีมงานสามารถดูว่าใครแก้ไขอะไร เมื่อไหร่ และสามารถย้อนกลับไปใช้เวอร์ชันก่อนหน้าได้

เอกสารสำคัญสามารถจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงได้อย่างละเอียด เช่น ฝ่ายบริหารดูได้เท่านั้น ฝ่ายเอกสารสามารถแก้ไข ส่วนผู้ตรวจสอบภายนอกเห็นได้เฉพาะชุดที่อนุมัติแล้ว

อยากนำ FLOW ไปใช้ในองค์กร ติดต่อเราวันนี้

ทดลองใช้งาน Flow ฟรี 30 วัน

ปรึกษาฟรีโทร 090-197-8521

Flow ช่วยให้องค์กรของคุณ มั่นใจในความถูกต้อง และความปลอดภัยของเอกสาร แถมยังเป็นระบบที่ได้รับมาตรฐาน ISO 27001 และ ISO 29110

Flow ไม่ได้เป็นแค่ระบบจัดเก็บเอกสาร แต่เป็นเครื่องมือที่ช่วยองค์กรควบคุมทุกมิติของข้อมูลอย่างรัดกุมและโปร่งใส ด้วยการผสานฟีเจอร์สำคัญเข้าด้วยกัน ทำให้ทุกฝ่ายในองค์กรทำงานได้อย่างมั่นใจ พร้อมรับมือการ Audit ISO ได้ทุกเวลา

ถูกใช้งานในเวอร์ชันที่ถูกต้อง
Flow สร้างเวอร์ชันอัตโนมัติทุกครั้งที่มีการแก้ไขเอกสาร พร้อมให้ทีมงานตรวจสอบย้อนกลับได้ว่ามีการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง ใครเป็นผู้แก้ไข และสามารถดึงเวอร์ชันเก่ากลับมาใช้ได้ทันทีในกรณีเกิดข้อผิดพลาด

มีการควบคุมสิทธิ์อย่างเหมาะสม
Flow ให้คุณตั้งค่าบทบาทการเข้าถึงอย่างละเอียด เช่น อ่านได้อย่างเดียว แก้ไขได้ อนุมัติได้ หรือดาวน์โหลดได้ ทำให้มั่นใจว่าเอกสารแต่ละชุดจะถูกเข้าถึงโดยผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

ปลอดภัยจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
ด้วยระบบยืนยันตัวตน (Authentication) และการเก็บ Log สำหรับการแก้ไขและอนุมัติเอกสาร ช่วยลดความเสี่ยงจากการเปลี่ยนแปลงหรือดัดแปลงเอกสารโดยไม่ได้รับอนุญาต แม้ในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีผู้ใช้จำนวนมาก

พร้อมสำหรับการตรวจสอบย้อนหลังและการ Audit ISO ได้ทุกเมื่อ
Flow ช่วยให้คุณค้นหาเอกสารที่ต้องการได้ในไม่กี่วินาที ตรวจสอบประวัติการแก้ไข รวมถึงตรวจสอบว่ามีใครอนุมัติหรือดำเนินการใดบ้างกับเอกสารนั้น ลดความเครียดเมื่อต้องเตรียมเอกสารสำหรับ Audit

ในการบริหารเอกสารองค์กรตามมาตรฐาน ISO เรื่องของการจัดการเวอร์ชันเอกสารและสิทธิ์การเข้าถึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง เพราะการใช้เอกสารผิดเวอร์ชันหรือการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต อาจส่งผลร้ายแรงต่อผลการ Audit และภาพลักษณ์ขององค์กร ระบบ Flow จึงถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อตอบโจทย์การจัดการปัญหาดังกล่าวโดยเฉพาะ โดยสามารถสร้างและจัดการเวอร์ชันเอกสารโดยอัตโนมัติ และช่วยควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารได้อย่างละเอียดและปลอดภัย ทำให้ลดความสับสนในการใช้งาน และลดความเสี่ยงในการรั่วไหลของข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ องค์กรที่ใช้งาน Flow พบว่าสามารถตรวจสอบเอกสารย้อนหลังได้ง่ายขึ้น และมีความพร้อมในการรับมือกับ Audit ทุกสถานการณ์ ส่งผลให้ Flow กลายเป็นเครื่องมือสำคัญในการยกระดับคุณภาพการบริหารจัดการข้อมูลและความปลอดภัยขององค์กรอย่างแท้จริง