คลังเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์
คลังเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) เราให้บริการตั้งแต่ การนำเข้าเอกสาร ระบบการจัดเก็บ ระบบการค้นหา ระบบการเรียกดู ระบบการจัดการเวอร์ชัน ไปจนถึงการทำลายเอกสารอย่างปลอดภัย ที่ถูกต้องตามกฎมาตรา 12/1 โดยไม่ต้องเก็บตัวจริง ให้เปลืองค่าใช้จ่าย อีกต่อไป
เก็บเอกสารแต่ไม่เก็บตัวจริง ถูกกฎหมายจริงหรอ?
คำตอบคือ “จริง” และประหยัดกว่าที่คุณคิด! ด้วยแนวทางการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตาม พ.ร.บ. ธุรกรรมฯ มาตรา 12/1
เอกสารไม่ใช่แค่ ‘รก’ แต่มันคือ ‘ค่าใช้จ่าย’ ที่คุณมองข้าม
พื้นที่ทำงานที่ถูกขโมยไป
ตู้เอกสารที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ กำลังเบียดบังพื้นที่สร้างสรรค์ของทีม พื้นที่ที่ควรจะใช้สำหรับพนักงานใหม่, โต๊ะประชุม, หรือมุมพักผ่อน กลับต้องกลายเป็นโกดังเก็บกระดาษ ทำให้บรรยากาศการทำงานอึดอัดและลดทอนประสิทธิภาพโดยไม่รู้ตัว
พื้นที่ทำงานของคุณ ควรใช้สร้างสรรค์ผลงาน หรือใช้เก็บกระดาษ?
ค่าเช่าที่จ่ายทิ้งไปทุกเดือน
หลายบริษัทต้องยอมจ่ายค่าเช่าโกดังราคาแพง เพียงเพื่อเก็บเอกสารเก่าที่แทบไม่เคยได้เปิดใช้ มันคือ “เงินรั่วไหล” ที่คุณต้องจ่ายซ้ำๆ ทุกเดือน ทุกปี แทนที่จะนำงบประมาณส่วนนี้ไปลงทุนต่อยอดธุรกิจ หรือพัฒนาทีมให้เติบโต
เงินค่าเช่าเหล่านั้น สามารถนำไปลงทุนเพื่อสร้างกำไรได้อีกเท่าไหร่?
เวลาของพนักงานที่สูญเปล่า
“ขอค้นเอกสารแป๊บนะ” ประโยคที่อาจกินเวลาไปหลายนาทีหรือเป็นชั่วโมง พนักงานต้องเสียเวลาอันมีค่าไปกับการรื้อค้นเอกสารในตู้หรือลังกระดาษ แทนที่จะได้ใช้เวลานั้นบริการลูกค้า คิดค้นโปรเจกต์ใหม่ หรือทำงานที่สร้างมูลค่าให้กับบริษัท นี่คือต้นทุนค่าแรงที่สูญเสียไปอย่างน่าเสียดาย
คุณยอมเสียบุคลากรที่มีค่าไปกับการ “งมหา” เอกสารจริงๆ หรือ
ความเสี่ยงที่ประเมินค่าไม่ได้
เอกสารกระดาษมีความเปราะบางสูง ไม่ว่าจะเป็นความเสี่ยงจากน้ำท่วม, ไฟไหม้, ปลวก, หรือแม้กระทั่งการสูญหายจากการย้ายที่หรือจัดเก็บผิดพลาด หากเอกสารสำคัญอย่างสัญญา, ข้อมูลลูกค้า, หรือบัญชีเสียหายไป อาจหมายถึงการดำเนินธุรกิจที่ต้องหยุดชะงัก หรือความเสียหายที่ประเมินมูลค่าไม่ได้
จะเกิดอะไรขึ้น ถ้าเอกสารสำคัญที่สุดของบริษัทคุณหายไปในพริบตา?
ความไม่แน่นอนด้านกฎหมาย
เอกสารหลายประเภทมีข้อกำหนดทางกฎหมายเรื่อง “อายุการจัดเก็บ” การไม่รู้ว่าเอกสารฉบับไหนควรเก็บไว้นานเท่าไหร่ หรือฉบับไหนสามารถทำลายได้แล้ว ทำให้หลายบริษัทเลือกที่จะ “เก็บทุกอย่างไว้ก่อน” ส่งผลให้เกิดปัญหาทั้ง 4 ข้อข้างต้นตามมาเป็นวงจรไม่รู้จบ
คุณแน่ใจแค่ไหนว่าเอกสารที่คุณเก็บ (หรือทำลายไป) ถูกต้องตามกฎหมาย?
ทำไม่ต้องคลัง เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ?
ลดต้นทุนแฝงมหาศาล
- ประหยัดพื้นที่ 100% เปลี่ยนค่าเช่าโกดังให้กลายเป็นศูนย์
- พิมพ์ Keyword ที่ต้องการ เอกสารจะปรากฏขึ้นมาทันที เพิ่ม Productivity ให้พนักงาน
- อนุมัติเอกสารออนไลน์ได้ทันที ไม่ต้องเดินส่งเอกสารข้ามแผนก ลดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อนและลดความผิดพลาด
ปลอดภัยเพิ่มมากขึ้น
- กำหนดสิทธิ์ได้ละเอียดว่าใครสามารถ “ดู” “แก้ไข” “พิมพ์” หรือ “ลบ” เอกสารใดได้
- ระบบจะบันทึกทุกกิจกรรมว่า ใครทำอะไรกับเอกสารเมื่อไหร่
- มีการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ หากเกิดเหตุไม่คาดฝันกับสำนักงาน ข้อมูลสำคัญทั้งหมดจะยังคงปลอดภัยและเรียกคืนได้เสมอ
เข้าเอกสารถึงได้ทุกที่
- อนุมัติเอกสารได้แม้อยู่ต่างประเทศ พนักงานสามารถดึงข้อมูลมาทำเสนอราคาให้ลูกค้าได้ทันทีผ่านมือถือหรือแล็ปท็อป
- ไม่ว่าจะมีกี่สาขาในประเทศหรือทั่วโลก ทุกคนสามารถเข้าถึงคลังข้อมูลกลางได้อย่างเป็นระบบและปลอดภัย
- ทำงานบนเอกสารเวอร์ชันล่าสุดเสมอ ลดความสับสนในการทำงาน
คลังจัดเก็บ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แบบฟูลออปชั่น
งานเก็บเอกสารได้ง่ายขึ้นเยอะ
การจัดการสิทธิ์และการเข้าถึงเอกสาร
(Access & Permission Control)
การปกป้องเอกสารและการรักษาต้นฉบับ
(Document Protection & Compliance)
เวอร์ชันและการควบคุมการแก้ไข
(Version & Change Control)
การติดตามและบันทึกการใช้งาน
(Audit & Activity Logging)
ระบบยืม-คืนและอายุการใช้งานเอกสาร
(Document Lending & Lifecycle)
รายงานและสถิติเอกสาร
(Reporting & Analytics)
โทรปรึกษาฟรี 0901978521
LINE : @SONEXT
